Avec la situation pandémique actuelle, le télétravail est de plus en plus sollicité. Les employeurs et les salariés se lancent dans l’usage de systèmes de visioconférence pour tenir des réunions virtuelles. Pouvant être adaptés à plusieurs interlocuteurs, ces solutions de collaboration sont indispensables. Mais quelles sont-elles et comment les utiliser ?
Quel outil pour la visioconférence ?
Le système de vidéoconférence permet d’organiser des réunions à distance, à défaut de pouvoir se rallier dans une salle de réunion, avec tableau blanc et projecteur à l’appui.
Avec un outil de visio, il ne suffira que de vous connecter et de créer une salle de visioconférence depuis votre navigateur web. Pour entamer la réunion virtuelle, envoyez un lien à vos collaborateurs. Des conversations de groupe audio et vidéo haute-définition peuvent se faire.
Pour la gestion de projets, le partage de documents ou du e-learning, la solution de visioconférence ou d’audioconférence est incontournable.
Notre solution d’outil interactif pour professionnels
Entre Zoom, Hangouts, ou Skype Entreprise le choix est large pour une conférence audio ou vidéo hd. Il faut toutefois avoir une bonne connexion.
Contrairement aux applications de messagerie instantanée (telle que WhatsApp : WhatsApp payant en 2021 ?) qui ne peuvent avoir que quelques participants, les solutions de visioconférence elles, permettent d’avoir plusieurs participants.
Les fonctionnalités principales sont les suivantes :
- Les appels vidéo entre animateur de la réunion et participants ;
- L’appel téléphonique ;
- Le partage d’écran ;
- La messagerie instantanée pour mieux collaborer ;
- Le sondage ;
- L’enregistrement de la réunion.
Les outils pour la création de webinars ou webinaires
Grâce à un outil collaboratif de visiconférence, il est aussi possible de créer un webinar. Cela permet aux entreprises de mettre en place des conf-call gratuites et professionnelles, pour une audience ciblée. Entre invitation personnalisée, live chat ou encore analyse de l’audience, les fonctionnalités sont multiples.
Ces outils ont même la possibilité de diffuser des replays aux webinars qui n’ont pas eu la possibilité de participer à la conférence en ligne.
Les outils gratuits pour dialoguer avec ses collègues
En ce qui concerne les outils gratuits, sachez que vous pouvez compter pour une version gratuite de Google Meet, Google Hangouts ou de Zoom. D’ailleurs ce sont les deux leaders actuellement sur le marché de la visioconférence. Ils vous permettent de passer des appels gratuitement, de prévoir un grand nombre de participants et de faire une réunion illimitée.
Outre zoom, vous pouvez compter sur des outils de visioconférence en open source et sécurisées comme Jitsi Meet par exemple. Avec cette solution de conférence en ligne gratuite, vous pouvez rassembler plusieurs participants. C’est un outil qui peut même s’intégrer à Slack pour simplifier la collaboration.
Une solution de visioconférence est nécessaire pour que tout se passe bien !
Comment mettre en place la visioconférence ?
L’aspect technique
Le but de la visioconférence c’est de vous simplifier votre quotidien. Vous ne perdrez donc pas de temps à régler les petits détails techniques et vous allez pouvoir vous concentrer sur l’essentiel. Pour les petites réunions, vous pouvez vous contenter d’un PC doté d’une webcam. Par contre, si le nombre de participants est important lors de la conférence web, il est de préférence de choisir une solution de vidéo conférence tout inclut.
Voici les points que vous devez prendre en compte avant la web-conférence :
- Vérifier que le micro marche bien pour les appels vidéo ;
- S’assurer que la caméra soit bien orientée
Les conseils pour bien réussir les conférences téléphoniques ou vidéo
Maintenant que vous avez choisi le meilleur outil de vision conférence, il faut maintenant le réussir. Comme la communication n’est jamais aussi fluide que lors d’un face-à-face, il faut mettre toutes les chances de son côté pour tous les participants soient à l’aise.
Gérer les problèmes de connexion
Avant la visioconférence, il faut tester la connexion internet. Pour une réunion avec plusieurs participants il faut une réception d’au moins 8 Mbit/seconde et un transfert de 512 Kbit/seconde.
Si les résultats ne sont pas à la hauteur, vous pouvez vous rapprocher du routeur et fermer les diverses applications du PC. Il est aussi possible de choisir un ordinateur en 4G. Dans tous les cas, il faut tester le logiciel de visioconférence.
Bien se tenir
Que ce soit dans une salle de réunion traditionnelle ou en téléprésence, il faut s’habiller correctement. Ce n’est pas parce que l’on voit uniquement que la moitié de votre corps que vous devez vous négliger.
Aussi, durant les réunions virtuelles, il faut penser à l’éclairage et le mettre plutôt devant soi que derrière soi. Et bien évidemment, il faut se déconnecter à l’issu du conf call pour éviter les situations embarrassantes.
