Aujourd’hui, le digital est implanté tous les secteurs d’activité sans exception. Afin d’automatiser l’ensemble de leur processus comptable, de plus en plus d’entreprises passent à la facturation digitale. C’est une solution qui simplifie le quotidien des petites et moyennes entreprises sur le marché. Pourquoi adopter ce type de facturation ? Comment le mettre en place au sein de votre organisation ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique.
Qu’est-ce qu’une facturation digitale ?
Une facturation digitale, aussi appelée facturation électronique, est un type de facture dont l’émission ainsi que la réception sont effectuées sous un format électronique. Le traitement de ce type de facture se fait de manière automatisée. Comme une facture traditionnelle, ce type de facturation comporte toutes les mentions obligatoires requises. Il est important de noter qu’une facture numérisée, puis transmise via une messagerie électronique, n’est aucunement une facture électronique.
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Que doit contenir une facture électronique ?
Comme les factures classiques, une facture électronique doit être constituée de plusieurs informations obligatoires :
- la date ;
- le numéro de la facture ;
- les identités de l’émetteur et du destinataire ;
- la désignation ou la nature du produit ou service ;
- la quantité ;
- le numéro de facture et le taux de TVA appliqué ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- le montant en HT et en TTC, avec les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement.
Quelle est la validité d’une facture digitale ?
Une facture doit être lisible et authentique pour être conforme sur le plan légal. Cela peut être vérifié par le biais d’une signature électronique. Il est également possible de mettre en place un ou plusieurs systèmes de contrôle afin d’établir une piste d’audit sûre et fiable entre l’émission de la facture et la livraison du bien ou service procuré. Selon la loi, les factures électroniques doivent se conserver pour une durée de 6 ans dans le cadre du droit fiscal et de 10 ans dans le cadre du droit commercial.
Comment passer à la facturation électronique ?
Le passage à une facturation électronique peut prendre du temps. Voici nos quelques conseils pour la mise en place de ce changement au sein de votre organisation :
La phase d’information
Chaque client devra être informé de votre passage à la facturation digitale dans les meilleurs délais.
L’audit interne
Un audit interne sera de mise pour déterminer la quantité de factures faisant l’objet de traitement. L’audit va aussi faciliter la répartition entre les factures nationales, internationales ainsi que la liste des clients concernés. C’est une étape incontournable pour avoir une vue d’ensemble sur les moyens à déployer.
Le choix de la solution de facturation
Entre le vaste choix de logiciels de facturation existants sur le marché, ce n’est pas aussi facile de choisir. Optez pour une solution sécurisée, entièrement adaptée aux besoins de votre entreprise. N’hésitez pas à lancer une phase de test pour être sûr.
