Universellement redoutées par les employés à tous les niveaux et dans tous les secteurs d’activité, les réunions sont un mal nécessaire qui, si elles sont menées correctement, peuvent améliorer l’efficacité au travail et stimuler le moral. La réunion idéale est ciblée, concise et, surtout, productive. Faites les réunions d’équipe de la bonne manière, et posez-vous ces quatre questions avant de vous réunir :
Cette réunion est-elle nécessaire ?
Une grande partie de ce qui est accompli lors d’une réunion pourrait être prise en charge de manière beaucoup plus efficace, réfléchissez donc à deux fois avant de la programmer en premier lieu. La nécessité de toute réunion donnée peut facilement être déterminée en créant un objectif clair et en définissant un ordre du jour. En examinant l’ordre du jour que vous avez préparé, vous vous rendrez peut-être compte que la réunion n’est pas aussi essentielle que vous le pensiez et qu’il ne vaut pas la peine de l’ajouter à l’emploi du temps déjà chargé de vos employés. Souvent, les objectifs de la réunion peuvent être mieux abordés par le biais de courriels, de discussions individuelles, de chats en ligne ou de vidéoconférences. Nous utilisons Slack pour organiser les discussions et conserver les partages d’esprit en un seul endroit afin de pouvoir y faire référence ultérieurement.
Quel est l’ordre du jour ?
Après avoir déterminé qu’une réunion donnée est, en fait, nécessaire, affinez votre ordre du jour pour inclure des détails spécifiques concernant les sujets que vous souhaitez aborder. Plus vous incluez de détails, moins vous serez susceptible de vous écarter du sujet. Assurez-vous d’imprimer des copies de l’ordre du jour et de les distribuer à toutes les plateformes de réunion afin qu’elles restent également concentrées.
Est-ce que je respecte le temps de chacun ?
Les personnes présentes à votre réunion sont probablement pressées par le temps, et donc, désireuses de conclure les choses le plus rapidement possible. Respectez leur temps en vous conformant au programme que vous avez prévu. Cela peut signifier commencer avant que tout le monde arrive (et discuter en privé de la ponctualité avec ceux qui sont en retard de manière répétée) ou déplacer certains points à l’ordre du jour du jour suivant.
Bonus: Lorsque les réunions d’équipe sont un lieu pour faire avancer les choses et les projets – plutôt qu’une perte de temps pour les membres de votre équipe – tout le monde est plus motivé pour arriver à l’heure.
S’en tenir au programme est essentiel, bien sûr, mais il est encore plus important de créer un programme réalisable en premier lieu. Veillez à ne pas entasser trop de choses dans votre agenda ; la tentation de parcourir toute la liste sera toujours très forte, même après avoir dépassé le délai que vous vous étiez imposé au préalable. Gardez également à l’esprit l’heure et la date de la réunion ; les réunions du lundi matin sont rarement productives, tout comme celles prévues juste avant le déjeuner ou à la fin de la journée de travail.
Est-ce que tout le monde a une chance d’être entendu ?
Donnez à un coéquipier introverti l’espace nécessaire pour rassembler ses pensées et prendre la parole. Ou proposez de prendre les discussions hors ligne d’un membre de l’équipe qui s’écarte de l’ordre du jour. Lorsque tout le monde se sent à l’aise pour contribuer, de nouvelles idées sont mises sur la table, ce qui stimule l’innovation. Et quelle entreprise n’aimerait pas en avoir plus ?
Les réunions les plus productives sont courtes et ciblées. Grâce à une planification minutieuse, à un minimum de bavardages et à la création d’un ordre du jour détaillé, vous et les membres de votre équipe pouvez accomplir beaucoup de choses dans le peu de temps dont vous disposez.
