Une facture proforma est très proche d’un devis de vente. Il s’agit d’un document de facturation définissant de manière formelle la valeur d’une transaction commerciale entre un fournisseur et son client. Encore beaucoup de personnes ignorent la différence entre une facture simple et une facture pro-forma. Pourquoi utiliser ces types de factures ? Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ? Quel logiciel de facturation utiliser ? Et les avantages ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les factures proformas.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture classique est un document comptable qui est généré suite à une action commerciale. Le document de facturation comporte chaque prestation de service ou marchandise échangée par un acheteur et un vendeur.
La facture proforma est plus spécifique comparée avec une facture classique. C’est un document commercial en forme de devis provisoire lié aux activités de vente ou de prestations. Il s’agit ici d’une pièce non comptable, qui est uniquement utilisé à titre informatif.
Son contenu et ses mentions restent identiques à ceux d’une facture ordinaire, incluant les conditions d’achat d’un produit ainsi que les éléments essentiels à connaitre pour l’échange commercial.
Pourquoi utiliser ce type de facture ?
La facture proforma est généralement utilisée pour des transactions commerciales spécifiques telles que des paiements anticipés, indiquant une transaction ou un relevé prévu.
Une demande de prêts financiers ou d’acompte requiert également l’établissement d’une facture, afin de permettre aux deux parties de disposer de plus de détails sur le montant et les conditions d’attribution de l’emprunt.
Les transactions d’import et exports dans le commerce international, sont aussi bien sujettes à la réalisation de devis et factures proformas.
Comment créer une facture ?
Pour établir une facture pro forma, il est important de connaitre et de prendre certains points essentiels en considération.
Les mentions obligatoires
Une facture doit comporter certaines mentions obligatoires :
- Une mention « Proforma » ou « Pro forma » ;
- Le nom et l’adresse exacte du fournisseur ;
- Le nom et l’adresse exacte du client ;
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de facture, un élément facultatif ;
- Les informations détaillées sur la marchandise et la prestation de service : quantité, prix unitaire, tarif hors-taxe, TVA, mode de paiement ;
- Le délai de paiement et le délai de livraison ;
- Les éventuelles déductions ;
- La durée de validité de l’offre ;
- Les conditions particulières, en dehors des conditions générales : pénalités de retard ou autres.
Dans le cas où ce type de facture est utilisé pour une transaction internationale, il doit comporter : la devise de facturation et l’incoterm.
Les logiciels à utiliser
Que vous soyez auto-entrepreneur, micro-entrepreneur ou encore petite entreprise, faire une facture pro-forma est plus simple et efficace en utilisant des logiciels spécifiques.
Pour la réalisation de votre facture commerciale, voici notre sélection des meilleurs outils de facturation sur le marché :
- 1-Dolisim, un logiciel de facturation pour import-export ou autres ;
- 2-Openflex, l’un des meilleurs sur le marché ;
- 3-Inscriba, pour émettre une facture bonne et due forme ;
- 4-Debitoor, destiné surtout pour les auto-entrepreneurs ;
- 5-MyFlexina, simple et facile à utiliser.
Les outils en ligne proposent des modèles de factures en tout genre pour éditer selon les besoins de votre entreprise.
Les avantages d’utilisation d’une facture proforma
L’utilisation des factures pro formas présentes des avantages pour l’acheteur et le vendeur.
Pour l’acheteur
Pour un acquéreur de biens et des services, la présence de ce type de facturation lui permet de prendre connaissance des tarifs, des taxes, des frais de préparation et de livraison liés à la commande.
Les produits à acheter sont présentés de manière détaillée avec un délai de réflexion avant l’achat. La facture n’engage aucun paiement. Les modalités du fournisseur de services sont directement visibles sur les conditions générales de vente.
Pour le vendeur
Pour un vendeur, la facture permet de présenter son offre à son client de manière claire. De ce fait, ce dernier est en mesure de faire un engagement commercial en vue d’une remise tarifaire par demande.
La présence de ce document commercial l’autorise à exiger un paiement en avance avant la livraison du bien ou service demandé.
Valeur juridique d’une facture proforma
La facture pro-forma ne dispose d’aucune valeur juridique. C’est un document commercial uniquement établi à titre informatif pour les deux parties : les fournisseurs d’un coté et les acheteurs de l’autre.
Une fois la transaction commerciale réalisée, une facture définitive fait office de pièce comptable et de document officiel pour justifier la réalisation de l’opération.
Les factures proformas n’engagent aucun paiement et permettent de bien organiser et de prendre connaissance de votre commande avec toutes les conditions générales ou particulières de vente à connaitre.
