Dans le cadre de l’embauche d’un salarié, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour tous les employeurs. Toutes les démarches administratives sont à la charge de l’employeur, avec des formalités bien définies. Pourquoi avoir besoin d’un dpae ? Qui est en mesure de faire la demande ? Quelle est la valeur juridique de la déclaration d’embauche d’un nouveau salarié ? Découvrons ensemble toutes les réponses à ces questions.
Qu’est-ce que c’est ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche administrative effectué par un employeur auprès de l’URSSAF, avant la signature d’un contrat de travail avec un nouveau salarié (découvrez le type de contrat de travail avec Pajemploi par ici).
Tous les salariés sont concernés par l’établissement de cette déclaration, quel que soit son contrat de travail : un contrat à durée indéterminée (CDI), un contrat à durée déterminée (CDD) ou un contrat en intérim.
Les stagiaires ne sont pas concernés, ne bénéficiant pas d’un statut de salarié. Il en est de même pour un adhérent, qui est sous un titre emploi sous service en entreprise, un titre firmes étrangères ou un chèque-emploi associatif. Pour ce dernier, la dpae est rattachée directement aux services concernés.
Pourquoi en a-t-on besoin ?
La dpae est une déclaration établie pour accomplir toutes les formalités administratives, permettant de régulariser la situation de chaque salarié auprès de Pole Emploi et de la Sécurité Sociale.
L’ensemble des formalités sont nécessaires pour ouvrir tous les droits sociaux d’un futur salarié d’entreprise. On parle de :
- L’assurance-chômage ;
- L’examen médical ;
- La visite médicale d’embauche ;
- L’assurance-maladie ;
- La retraite complémentaire ;
- Le recours à la médecine du travail en cas d’accident de travail ;
- L’appel à l’inspection du travail ;
- Ainsi que beaucoup d’autres cotisations sociales et protection sociale.
D’après le décret du 16 juin 2011, la déclaration préalable est la seule formalité à réaliser par une entreprise dans le cadre d’une embauche de salariés.
Qui peut en faire la demande ?
La démarche pour déclarer une embauche est à la charge de l’employeur. Elle doit se faire huit jours avant la date d’embauche d’un salarié au plus tôt et un jour ouvrable après la date d’embauche au plus tard.
Où faire la déclaration d’embauche ?
L’ensemble des démarches se fait en ligne sur la plateforme officielle net-entreprise.fr. Pour cela, l’employeur a plusieurs options :
- La déclaration par voie électronique avec un formulaire à remplir ;
- La déclaration par dépôt de fichier avec un logiciel d’entreprise ;
- Ou encore la déclaration par courrier recommandé avec accusé de réception.
Une fois les formalités bien établies, l’employeur recevra un accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de dépôt de dossier. Une copie de la déclaration sera par la suite remise au salarié concerné.
Les mentions obligatoires
Une déclaration préalable à l’embauche doit comporter quelques mentions obligatoires :
- Dénomination sociale de l’entreprise : nom et prénoms, adresse exacte de l’employeur, code APE, numéro d’immatriculation, numéro de SIRET, service de santé du régime général ;
- Identification du salarié : nom et prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro de sécurité sociale s’il est enregistré dans un organisme social ;
- Date et heure de l’embauche ;
- Nature et durée du contrat de travail.
A-t-elle une valeur juridique ?
Sur le plan juridique, la DPAE engendre des obligations pour l’employeur.
Une obligation d’information vis-à-vis du salarié
Au cours de l’embauche, la copie de la déclaration d’embauche et de l’accusé de réception de l’URSSAF sont remis au salarié. Le salarié concerné doit impérativement être informé de la réalisation de la démarche.
Dès la signature de contrat de travail écrit, l’obligation de l’employeur est satisfaite, avec l’organisme chargé de réceptionner la déclaration.
Une obligation règlementaire
L’employeur est tenu de respecter la règlementation en vigueur. L’accusé de réception de l’URSSAF doit alors être présenté aux agents de contrôle et de vérification.
Dans le cas échéant, il est possible de présenter des éléments justificatifs de la réalisation de la démarche obligatoire, en attendant le traitement du dossier.
Les sanctions encourues en l’absence de déclaration
Le non-respect de la règlementation en vigueur concernant la DPAE est passible de sanctions administratives et pénales pour un employeur quelconque.
L’employeur défaillant de ses obligations envers un nouveau salarié fera l’objet d’un redressement judiciaire. Un délai de 1 mois lui sera accordé pour la régularisation de la situation, avec le versement des sommes dues. Une majoration sera prise en compte en cas de retard.
L’employeur sera également concerné par une accusation de travail dissimulé. Selon l’article L8224-1 du Code du travail, cette accusation peut engendrer de lourdes sanctions, pouvant aller jusqu’à une peine d’emprisonnement de 3 ans et d’une amende de 45 000 Euros, avec interdiction d’exercice des droits civiques.
